令和6年1月1日以後の電子取引データの保存に関する電子帳簿保存法上のルール

［相談］

　私は会社で経理を担当しています。
　現在（令和5年）、当社が行っている電子取引に関しては、その取引データを出力した書面で保管しています。
　さて、令和5年度税制改正大綱により、令和6年1月1日以後の電子取引データの保管方法について変更が加えられ、出力書面のみでの保存ができなくなる予定と聞きました。
　このため、令和6年1月1日以後の電子取引データの保存方法について、当社が取り得る方法とその概要を教えてください。なお、当社の売上高は毎期3億円前後で、電子取引データの保存方法については、現行の電子帳簿保存法に定める原則的な保存方法以外の方法で対応したいと考えています。

［回答］

　ご相談の場合、令和6年1月1日以後の電子取引に関する電子データの保存について取りうる方法は、原則的な方法を除くと、2つあるものと考えられます。詳細は下記解説をご参照ください。

［解説］

1.現行の電子取引データを保存しようとする場合に講じるべき（原則的な）措置の概要

　現行の電子帳簿保存法では、所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、原則として、①「真実性の要件」として、正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う等の措置（改ざん防止措置）を行い、かつ、②「可視性の要件（PC機器の備付け、検索機能の確保（検索要件※））」を満たしたうえで、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないと定められています。

※検索機能の確保（検索要件）とは、電子取引にかかる取引情報の保存にあたり、原則として、「取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること」、「日付又は金額に係る記録項目についてはその範囲を指定して条件を設定することができること」、「2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること」、という要件を満たす検索機能を確保する必要があるという要件です。

（注）ただし、令和5年12月31日までに⾏われる電子取引については、保存すべき電子データを出力した書面で保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしていれば差し⽀えないこととされています（宥恕措置）。

2.令和5年度税制改正大綱による電子帳簿保存制度の見直し内容の概要

　令和5年度税制改正大綱では、電子帳簿保存法制度について、次のような見直しを行うこととされています。

• ①優良な電子帳簿の範囲の明確化
• ②スキャナ保存制度の要件緩和
• ③電子取引データの電子保存に関する、検索要件が不要となる対象範囲の拡大
• ④電子取引データの電子保存ができない相当の理由がある場合の猶予措置
• ⑤現行の宥恕措置（上記1.の（注）参照）は適用期限到来をもって廃止すること

※上記⑤にある通り、現行の宥恕措置（電子データの保存に代えて、紙での保存を認める措置）は令和5年12月31日をもって廃止されるため、電子帳簿保存法上、令和6年1月1日以後に行う電子取引については、電子取引に関する電子データの保存を行うことが必須となります。

3.基準期間の売上高が5,000万円超の企業が選択できる方法

　上記2.の見直し内容には、基準期間の売上高が5,000万円超の企業が令和6年1月1日以後に電子取引データの保存を行う場合、上記1.の原則的な方法のほかに、次のような方法により保存することを認めることが記載されています。

①電子取引データのダウンロード要請に応じることができ、かつ、電子取引データの出力書面（整然とした形式および明瞭な状態で出力され、取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理されたものに限られます）の提出等に応じることができるようにしていること等の要件を満たす事業者：
電子取引データの電子保存について、上記1.の要件のうち、検索要件を不要する電子保存が認められる

②電子取引データの電子保存について、電子取引データのダウンロード要請に応じることができ、かつ、電子取引データの出力書面（整然とした形式および明瞭な状態で出力されたものに限られます）の提出等に応じることができ、さらに、上記1.の保存要件に従って保存することができなかったことについて税務署長が「相当の理由」があると認める事業者：
上記1.の要件にかかわらず、電子取引データの電子保存が認められる

　したがって、ご相談の場合、御社（基準期間の売上高5,000万円超）が令和6年1月1日以後の電子取引に関する電子データの保存について取りうる方法は、上記1.の原則的な方法を除けば、上記3.①の方法・上記3.②の方法の2つの方法のうち、どちらかの方法になるものと考えられます（なお、2つの方法のうちいずれの方法を採用されたとしても、電子取引に関する電子データの保存とともに、出力書面の保存も必要となる点にご留意ください）。

［参考］
電子帳簿保存法7、電子帳簿保存法施行規則2、4、国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和4年6月）、財務省「令和5年度税制改正の大綱」（令和4年12月23日閣議決定）など