電子帳簿保存法／メール添付した請求書データと同じ内容のものを郵送する場合の取扱い

［相談］

私はウェブデザイン業を営む会社を経営しています。
　当社は、売上の請求書は仕事が完了するたびに取引先に郵送しており、それらの請求書の控えは適切に保存しています。
　ただし、取引先が比較的大きな企業の場合には、先方の経理の都合等により、当社が作成した請求書をそのまま郵送するのではなく、いったん画像ファイル化して電子メールに添付して送り、先方の内容確認を受けた後でないと郵送できないことがあります（この場合、郵送したものが正本という取扱いとなります。なお、今までそのやり取りにて請求内容の修正が必要となったことはありません）。
　このような場合、先方に事前にメール添付して送付した請求書画像ファイル（電子データ）についても、電子帳簿保存制度に従って保存する必要があるのでしょうか。

［回答］

　ご相談の場合には、郵送した請求書の控えのみを保存すればよいものと考えられます。

［解説］

1.法人税法上の帳簿書類の保存義務

　法人税法上、青色申告の承認を受けている内国法人は、一定の帳簿書類（※1）を備え付けてこれにその取引を記録し、かつ、その帳簿書類を保存しなければならない（※2）と定められています。

※1　帳簿とは、仕訳帳や総勘定元帳などのことをいい、書類とは、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書、見積書などのことをいいます。

※2　保存義務のある帳簿書類には、取引に関して、相手方から受け取った契約書や領収書等だけでなく、自己の作成した書類で、その写しのあるものについてはその写しも含まれます。

2.改正電子帳簿保存法における電子取引に係る電子データの保存方法

　令和4年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、令和4年1月1日以後に行われる電子取引（※3）については、電子帳簿保存制度を導入している・いない等に関わらず、改正前は認められていたそれらのデータを書面出力（印刷）して保存する方法が認められなくなり、改正法に定める要件に則った方式で電子保存する必要がある旨が定められています（※4）。

※3　電子取引とは、取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

※4　ただし、令和5年末までの宥恕措置として、やむを得ない事情がある場合には、引き続き書面による保存が認められています（令和6年1月からは、上記のとおり、電子帳簿保存法に定める保存要件に従った電子データの保存が必要となります）。

3.同じ内容の請求書を書面とメール添付、両方で送った場合の取扱い

　国税庁によれば、今回のご相談のように、メール添付して送付した請求書画像ファイル（電子データ）と郵送する請求書（書面）の内容が同一であり、書面を正本として取り扱うことを自社内で取り決めている場合には、その書面の保存のみで足りる（電子データの保存は必要ない）こととされています。

　ただし、書面で受領した取引情報を補完するような取引情報が電子データに含まれているなど、電子データと書面の内容が同一でない場合には、電子データと書面の両方を保存する必要があることとされていますので、ご注意ください。

［参考］
法法126、法規59、電子帳簿保存法2、7、国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和4年6月）」など